Статьи на различные темы.

Финансы и деньги

Оборот документов при реализации продукции

Порядок оборота документов при реализации оборудования

1.    Менеджер получает заказ на оборудование, необходимое клиенту и формирует исходную информацию для составления счет-фактуры.
1.1.    Информация о заказчике:
1)    наименование;
2)    юридический адрес;
3)    телефоны, телефон-факс, мобильный номер;
4)    Ф.И.О. ответственного лица.

1.2.    Информация по оборудованию:
1)    полное наименование оборудования в соответствии с действующей номенклатурой товаров;
2)    цены на оборудование в гривнах с НДС.
2.    Сформированную исходную информацию менеджер передает главному бухгалтеру или назначенным директором сотрудникам, которые имеют право выписывать счет-фактуры.

3.    На подготовленную счет-фактуру менеджер проставляет печать и отправляет счет-фактуру Заказчику по факсу.

4.    Менеджер сдает главному бухгалтеру оригинал счет-фактуры и, если предприятие работает впервые  с заказчиком, копию свидетельства о регистрации плательщика (неплательщика) налога на добавленную стоимость.

5.    Бухгалтерия получает информацию из банка о поступлении денег от Заказчиков.
5.1.    Сверяет полученную сумму с суммой, указанной в выставленной ранее счет-фактуре.
5.2.    Отправляет информацию о поступлении денег в электронную папку ответственного менеджера.
5.3.    Выписывает налоговую накладную.

6.    Ежедневно менеджер просматривает в своей электронной папке информацию «Банк», которую обновляет для него бухгалтерия.
6.1.    Узнает о тех Заказчиках, которые осуществили проплату по ранее выставленным счетам.
6.2.    Организовывает отправку оплаченного оборудования:
1)    выписывает внутреннюю расходную накладную на склад;
2)    заполняет декларацию в ____________ и передает для отправки;
3)    после отправки получает у водителя корешок декларации с отметкой _________ и номером декларации.
6.3.    Сообщает заказчику информацию об отправке (номер декларации), а также указывает на сроки передачи Заказчиком необходимых документов: доверенности, а затем расходной накладной.
Главным образом добивается отправки документов заказчиком в срок до 31-го числа каждого месяца.
6.4.    Ставит на контроль выполнение Заказчиком своих обязательств по передаче документов в указанные сроки, докладывает главному бухгалтеру о состоянии дел. В случае просрочки поступления документов организовывает оперативную передачу

Заказчиком необходимых документов.
7.    Главный бухгалтер, получив доверенность от Заказчика, формирует и отправляет по почте пакет документов:
1)    оригинал счет-фактуры;
2)    налоговую накладную;
3)    расходные накладные.

8.    При необходимости менеджер подготавливает, подписывает / заключает с заказчиком договоры купли-продажи и дополнения к ним. Отслеживает выполнение условий договоров обеими сторонами.

9.    В случае применения к предприятию штрафных санкций из-за дефицита документов, менеджеры, Заказчики которых не передали необходимые документы, несут материальную ответственность в процентном отношении количества таких заказчиков.


Материалы по теме:

Автоломбарды в Киеве: причины популярности

Стратегия сотрудничества.